Jaarverslag 2022: toelichting op de cijfers
Wij blikken terug op een mooi jaar op het gebied van Leren en Ontwikkelen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). We maken jaarlijks een bondig overzicht van onze cijfers. In dit bericht lichten we onze ontwikkelingen in 2022 toe vanuit onze drie rollen als aanbieder, platform en kompas.
Vanuit de rol van aanbieder: online leren is inclusief leren
Ook in 2022 hebben we de koers van ‘online werken, online leren’ doorgezet. Wat de afgelopen twee jaar ons namelijk heeft geleerd, is dat online leren een zeer inclusieve manier is van leren. Het biedt ons de mogelijkheid om alle collega’s op de ambassades, consulaten(-generaal) en permanente vertegenwoordigingen op 150 plekken in de wereld uit te nodigen voor ons leeraanbod. Een aandachtspunt hierbij blijven de verschillende tijdzones waarin de collega’s wereldwijd werken. We experimenteren met verschillende tijdstippen in het aanbieden van leeractiviteiten, in afstemming met onze leveranciers over de mogelijkheden daartoe.
Tegelijkertijd vonden we het ook enorm prettig om weer deelnemers in real life te ontmoeten. Want voor het behalen van sommige leerdoelen hebben fysieke bijeenkomsten absoluut meerwaarde. Denk aan netwerken, brainstormen of intensief collegiaal overleg. Tenslotte hebben we ook geëxperimenteerd met hybride bijeenkomsten en geleerd dat dat extra aandacht en inspanning vraagt, zowel van organisatie en sprekers als van de deelnemers. Het is een uitdaging om deelnemers zowel fysiek als online een gelijkwaardige leerervaring te bieden.
Leeractiviteiten in de spotlight
Zoals op de pagina met feiten en cijfers van 2022 te lezen valt, nam het aantal deelnemers aan ons leeraanbod in 2022 toe met 15%. We peilen voortdurend de leerbehoefte van onze deelnemers en passen ons leeraanbod daarop aan. Zo organiseerden we in 2022 een extra uitvoering van IBBZ (Internationaal Beleidsmedewerker Buitenlandse Zaken) die bestond uit collega’s die al bij BZ werkten en die hun carrière voortzetten als internationaal beleidsmedewerker. Hieronder zetten we een aantal leeractiviteiten en thema’s in de schijnwerpers.
Diversiteit en inclusie (D&I)
In samenwerking met directies, interne experts en externe partners bieden we (online) leeractiviteiten over gevoelige en soms confronterende onderwerpen zoals vooroordelen en integriteit. Het in 2020 gelanceerde Inclusieleerhuis wijst de weg in de leeractiviteiten over D&I en biedt daarnaast een overzicht van (rijksbrede) informatie en tools. Daarmee onderstrepen we het belang van ‘1BZ’. BZ wil een organisatie zijn waar iedereen zich kan laten zien en waar we optimaal gebruik maken van de kracht van het verschil.
Het in december 2022 verschenen onderzoeksrapport ‘Racisme bij het ministerie van Buitenlandse Zaken: een verkennend onderzoek’ onderstreept de behoefte aan basiskennis en praktische handvatten op het gebied van D&I. In 2022 organiseerden we een pilot van de workshop ‘Speaking Up!’ over hoe je als omstander kunt ingrijpen. De pilot werd goed ontvangen en krijgt een vervolg in 2023. Daarnaast breiden we in 2023 het aanbod uit met extra uitvoeringen van bestaande trainingen, nieuwe leervormen zoals ‘microlearnings’ en onderzoeken we de mogelijkheden voor specifieke teamtrainingen en manieren om D&I in andere leeractiviteiten te verweven.
Regiostudies
Ook onze regiostudies voorzien in de behoeften van onze collega’s. De uitvoering van ‘Oost Europa en Rusland’ viel samen met de Russische inval in Oekraïne, waarbij Nederlandse diplomaten werden weggestuurd uit Rusland. Voor de deelnemers was het waardevol om tijdens deze onzekere periode deel te nemen aan de cursus. De cursus Centraal Europa en Westelijke Balkan werd goed ontvangen vanwege de duidelijke link tussen strategie en de dagelijkse praktijk. En in 2022 is de basis gelegd voor een nieuwe cursus Sub-Sahara Afrika die in 2023 wordt aangeboden.
Bemiddeling, onderhandelen en coördineren
In 2022 werd de training ‘Bemiddeling en mediationvaardigheden in de diplomatieke praktijk’ ontwikkeld. Het bijzondere aan deze training is dat de leerbehoefte niet vanuit een directie, maar vanuit individueel initiatief is ontstaan. Een oud BZ-collega, die deel uitmaakt van de ‘mediation pool’ van de EU, benaderde de academie met het idee. Gezien de grote belangstelling voor de training en de positieve feedback van de deelnemers, verwachten we de training in 2023 opnieuw aan te bieden. Een dergelijke vorm van co-creatie heeft eerder plaatsgevonden bij de leergang ‘Multilateraal Onderhandelen’, die in 2023 voor de derde keer zal worden uitgevoerd. Ook de leergang ‘Effectief Coördineren’ had in 2022 veel aanmeldingen. De leergang werd uitgebreid van twee naar drie groepen en wordt steeds meer een vaste waarde voor het BZ-aanbod. Bekijk of luister de quote van Steven Collet over de leergang ‘Effectief Coördineren’.
Lezingen
In de lezingen stelden we de buitenlandse actualiteit, leiderschap en ambtelijk vakmanschap centraal. Collega’s wereldwijd spraken mee over uiteenlopende onderwerpen zoals de inval van Rusland in Oekraïne, klimaatdiplomatie, de Sustainable Development Goals en digitalisering. We kijken met trots terug op de serie ‘In gesprek met topdiplomaten’ met o.a. Margriet Vonno en Joke Brandt aan het woord over het werk van BZ en ambtelijk vakmanschap.
In de rol als Platform
Onze rol als platform laat zich minder makkelijk vangen in concrete voorbeelden omdat we het hebben verweven in alles wat we doen. Leren van én met elkaar staat centraal. Binnen elke leeractiviteit, bij elk gesprek met collega’s, leverancier of collega’s binnen het vak; we probeerden waar mogelijk kennis op te halen, kennis te delen en kennis goed te managen. Waar we kansen zagen droegen we bij aan het vergroten van het leernetwerk binnen BZ.
Leren en ontwikkelen en ICT
Er is hard gewerkt aan versterking van de ICT-infrastructuur en datagericht werken, waardoor we gerichter ons aanbod kunnen ontwikkelen en aan medewerkers en leidinggevenden kunnen aanbieden. Een lang gekoesterde wens is een nieuw leerportaal waarin medewerkers en leidinggevenden snel relevante leeractiviteiten vinden die aansluiten bij hun leerbehoefte maar wat ook relevante informatie biedt om als organisatie datagericht te kunnen sturen op leren en ontwikkelen. Eind 2022 hebben we een uitgebreid pakket aan eisen en wensen in de aanbesteding voor ons nieuwe Leer Management Systeem (LMS) uitgezet. In het voorjaar van 2023 starten we met de inrichting van het nieuwe leerportaal. Tevens volharden wij in de ambitie om een veilig en laagdrempelig online klaslokaal aan te kunnen bieden door middel van Webex. Veiligheid staat voorop en in samenwerking met IDI, SSC-IT en Cisco zetten we hier, langzaam maar zeker, stappen in.
Verbinding tussen de BZ-praktijk en wetenschap
De academie wordt door Mirella van de Noort (hoofd) ook vertegenwoordigd in de Commissie Beleid & Wetenschap. Dankzij deze contacten met universiteiten vinden we bijvoorbeeld sprekers voor lezingen. Daarnaast bieden enkele universiteiten leeraanbod aan en zijn er uitwisselingsprogramma’s voor trainees. Ook zijn er mogelijkheden om het inhoudelijke werk bij BZ te combineren met een wetenschappelijk promotietraject. Wie al aan een proefschrift werkt kan hiervoor speciaal verlof aanvragen en wie een promotietraject overweegt kan hier ‘seed time’ voor aanvragen.
In de rol van kompas: samen bereik je meer
We hebben een doorlopende ambitie: het lerend vermogen van BZ vergroten. En een lerende organisatie bouw je niet alleen, dat is een gedeelde verantwoordelijkheid. Al onze interne en externe partners en leveranciers bouwen hier met ons aan mee. Zij zijn onmisbaar om ons aanbod en onze diensten te kunnen finetunen op de behoefte van de organisatie. Directies kloppen vaker bij ons aan om gerichte leeractiviteiten op te zetten. Ook zijn we verheugd dat we afgelopen jaar de samenwerking met de Locally Employed Staff Council (LESC) hebben verstevigd om zo de signalen over leren & ontwikkelen wereldwijd beter te ontvangen en hen te informeren over leermogelijkheden en -faciliteiten. Ook hebben we samen met onze strategische afdeling, de eenheid Strategie en Advisering (ESA), leeractiviteiten beter kunnen verbinden aan strategische doelen van BZ.
Samenwerking met andere departementen in Nederland en daarbuiten
Interdepartementaal werkten we al intensief samen met het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit bijvoorbeeld ter bevordering van interdepartementale uitwisselingen en detacheringen. Dat leverde deze wegwijzer voor internationale economische functies op. In 2022 versterkten we ook de samenwerking met het Ministerie van Defensie om gebruik te maken van elkaars leeraanbod. Ook in 2023 kijken we uit naar samenwerkingen met o.a. de directeuren van de academies van de ministeries van Buitenlandse Zaken van andere landen via het European Diplomatic Programme en de samenwerking met andere departementen in Nederland via de Rijkscampus, gezamenlijke aanbestedingstrajecten en departementsoverstijgende onderwerpen zoals taalbeleid.
Samenwerking met onze leveranciers
Voor de ontwikkeling en uitvoering van onze leeractiviteiten werken we nauw samen met een grote variëteit aan professionele externe leveranciers uiteenlopend van inhoudsdeskundigen tot organisatieadviesbureaus. Zij zijn gewaardeerde partners en spelen een belangrijke rol bij het realiseren van de leer- en ontwikkel-ambities van BZ. In 2022 hebben we ingezet op het verdiepen en professionaliseren van de relatie met bestaande en nieuwe samenwerkingspartners. Centraal daarbij stonden de koers, het delen van ervaringen en best-practices en het ijken aan de nieuw opgestelde generieke uitgangspunten. Lees welke uitgangspunten we hanteren.
Benieuwd hoeveel aanbestedingen we deden in 2022? Bekijk de feiten en cijfers van 2022.
Richting en sturing geven aan leren en ontwikkelen
De Managementraad heeft in november 2022 ingestemd met ons voorstel van instrumenten om meer sturing op leren en ontwikkelen aan te brengen. We hebben ons dit jaar, in samenwerking met organisatieonderdelen en posten, gericht op vraagstukken rondom het versterken van de lerende organisatie. De leerlijnen worden steviger ingezet als wegwijzer voor ontwikkeling van medewerkers binnen hun eigen functiegroep. Ook zetten we gerichter in op het leren van taal op basis van organisatiebehoeften. De Managementraad stemde in met een pilot Taalbeleid. We streven naar het vaststellen van maximaal twintig taalkritische functies. Een andere manier om richting te geven is door het aanmerken van bepaalde verplichte of noodzakelijke leeractiviteiten voor alle medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan digitale vaardigheden, D&I en vitaliteit. Verder hebben we ons gericht op het integreren van leren en ontwikkelen (zoals leerlijnen en leeractiviteiten) op verschillende HR-gebieden, zoals in het P-gesprek en analyses van de strategische personeelsplannen.
Adviesraad als sparringpartner van de academie
In 2022 ging onze Adviesraad officieel van start na de kick-off in december 2021. De raad is samengesteld uit BZ-collega’s en twee leden van andere onderdelen binnen de Rijksoverheid.
De leden kwamen in 2022 drie keer bijeen om te sparren over leer- en ontwikkelvraagstukken bij BZ:
- Ontwikkelingen die richtinggevend zijn voor de professionalisering van kennis, vaardigheden en attitude van internationaal werkende rijksambtenaren.
- Het effectief en minder vrijblijvend organiseren van leren en ontwikkelen.
- Tegenspraak.
De adviezen van de raad zijn zeer waardevol. Ze helpen ons richting en focus te brengen, ze laten ons zien waar we ons aanbod moeten aanscherpen, en helpen om onze werkwijzen tegen het licht te houden. Ook dagen de adviezen ons uit om met een open en frisse blik te blijven kijken naar L&O beleid, instrumenten en methoden.
Vragen
Heb je vragen naar aanleiding van ons jaarverslag of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op. We geven graag een (extra) toelichting of presenteren waar mogelijk aanvullende cijfers.