Werkbezoek in Belgrado

De omstandigheden en ontwikkelingen in ons werk veranderen voortdurend. Om bij te blijven is het noodzakelijk om jezelf te blijven ontwikkelen. We vinden bij BZ dat leren veel meer is dan het volgen van een cursus. Amela Botic, Mirnes Kurtanović en andere lokale collega's van de ambassades in Sarajevo en Zagreb gingen in april 2022 samen met toenmalig ambassadeur Jan Waltmans voor het eerst op werkbezoek in Belgrado. Drie dagen vrijmaken in de agenda’s viel niet mee, maar ze hielden er tal van nuttige inzichten en contacten aan over.

Belgrado 4x3 — Collega’s Mirnes Kurtanović, Edita Straleger, Siniša Krmpotić, Joost Reintjes, Henk Voskamp, Jan Waltmans, Senad Omeragic, Amela Botic, Lea Šiljak, Natalija Draganović.

Natuurlijk heb je als ambassademedewerker diverse netwerken en uitwisselingsmogelijkheden op conferenties. Maar wanneer heb je nou echt de gelegenheid om met je directe collega van een andere ambassadepost ervaringen uit te wisselen over de dagelijkse praktijk?

Jan Waltmans, voormalig ambassadeur in Bosnië en Herzegovina, opperde daarom het idee om managementondersteuners en adviseurs van de twee nabijgelegen ambassades in Kroatië en Servië met elkaar in contact te brengen. Begin vorig jaar polste hij Amela Botic in Sarajevo of ze het interessant vond om andere collega’s te ontmoeten.

Amela is al 17 jaar werkzaam als managementondersteuner en voelde zich blij verrast en vereerd. ‘Ik had andere managementassistenten wel eens in Den Haag ontmoet, maar ik was nog nooit op de ambassade in Belgrado geweest. Dit was een mooie kans.’

Persoonlijke ontmoeting

Behalve Amela ging ook Mirnes Kurtanović, senior politiek adviseur, en een andere collega drie dagen naar Belgrado. Bovendien sloten enkele collega’s aan van de ambassade in Zagreb, zodat Bosnië, Servië en Kroatië allemaal vertegenwoordigd waren. In totaal telde het gezelschap vijftien deelnemers uit drie landen.

Samenwerking is cruciaal

Als voormalige onderdelen van Joegoslavië delen we nog steeds dezelfde taal en cultuur, dus het is logisch om samen te werken’, vertelt Mirnes. ‘We kenden elkaar al van telefoon en e-mail, maar een persoonlijke ontmoeting levert veel meer op. Het is erg nuttig om te horen hoe anderen iets aanpakken, want een goede samenwerking tussen onze landen is cruciaal om in deze regio iets te bereiken.’

Volle agenda’s

Het idee voor de uitwisseling werd enthousiast ontvangen, al viel het niet mee om een gezamenlijk moment te vinden. De uitvoering van het idee verliep daarna voorspoedig. Amela: ‘De post in Sarajevo was enorm vereerd en de ambassadeurs waren enthousiast. Tijdens de bijeenkomsten spraken we over allerlei praktische dingen, zoals onze verschillende systemen en de organisatie van Koningsdag. Ik vond het ook interessant om hun open kantoorruimten te zien. Heel anders dan bij ons in Sarajevo.’

Betere band

Amela heeft een rijke oogst indrukken opgedaan. ‘We hebben dezelfde functie, maar we pakken het toch anders aan. Denk bijvoorbeeld aan de manieren waarop je binnen de post met elkaar communiceert. Ik heb dat meegenomen om zelf toe te passen.’

De communicatie verloopt beter nu ze elkaar persoonlijk kennen, vindt Amela. ‘We werkten al regelmatig samen, maar de persoonlijke ontmoetingen maken een groot verschil. Je leert meer over elkaars cultuur, want we hebben allemaal een andere achtergrond. Nu weten we dat we elkaar echt altijd kunnen bellen.’

Ook voor Mirnes zorgde de uitwisseling voor betere banden. ‘In mijn portfolio draait het om politieke invloed. Dan is het erg belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de juiste onderwerpen, hoe we het ministerie in Den Haag kunnen ondersteunen en waar de parlementen mee bezig zijn. Onze dagelijkse communicatie is hierdoor versterkt.’

Informeel ervaringen uitwisselen

Het was vooral belangrijk om informeel ervaringen uit te wisselen, geeft Mirnes aan. Dat zou hij niet alleen met deze drie landen willen doen, maar ook met andere Balkanlanden. ‘Onze ambassades in deze regio hebben al diverse netwerken op het gebied van wetgeving en van stabiliteit en veiligheid. We werken dus al formeel met elkaar samen. Toch helpt het enorm om in een informele sfeer ervaringen uit te wisselen, onder meer omdat verschillende landen kandidaat zijn om lid van de EU te worden.’

Betere contacten

Tijdens het informele gedeelte ontmoette Mirnes enkele interessante netwerkcontacten, zoals een politieke analist, een parlementariër en een mensenrechtenactivist. ‘We wisselden niet alleen visitekaartjes uit, maar het leverde ook directe persoonlijke contacten op. Zo heb ik nu wekelijks contact met een hoogleraar uit Belgrado.’

Tegelijkertijd bracht hij zijn collega in Zagreb in contact met relevante gesprekspartners uit Bosnië. ‘Je ziet meer kansen als je elkaar persoonlijk kent, dus het levert iedereen wat op.’

Vooralsnog was het bezoek aan Belgrado een eenmalige gebeurtenis, maar beiden hopen dat het hier niet bij blijft. ‘Dit is een goed voorbeeld om de kwaliteit van ons werk te verbeteren’, vindt Mirnes. ‘Daarom zou het een vast onderdeel moeten worden van samenwerking in de regio. Op die manier is deze uitwisseling voortaan makkelijker in te plannen.’

Tips

Drie belangrijke tips om te leren in de praktijk, gebaseerd op het werkbezoek van lokale collega's van de ambassades in Sarajevo en Zagreb aan Belgrado:

Probeer mogelijkheden te creëren om directe collega's van andere ambassades te ontmoeten en van gedachten te wisselen. Persoonlijke ontmoetingen kunnen leiden tot waardevolle contacten en netwerken.
Naast formele netwerken en samenwerkingsverbanden is het belangrijk om informele momenten te creëren waar ervaringen kunnen worden gedeeld. Dit biedt de mogelijkheid om persoonlijke contacten op te bouwen en diepgaander inzicht te krijgen in elkaars culturen en achtergronden.
Elk land en elke ambassade kan de dagelijkse praktijk op een andere manier benaderen. Door ervaringen uit te wisselen, kun je leren van verschillende aanpakken en deze toepassen op je eigen werk. Identificeer daarom best practices en pas ze toe in je eigen context.