Ervaringen uitwisselen tussen ambassades
Om bij te blijven bij de voortdurende veranderende omstandigheden en ontwikkelingen in het werk, is het noodzakelijk om jezelf te blijven ontwikkelen. We vinden bij BZ dat leren veel meer is dan het volgen van een cursus. Bijvoorbeeld door ervaringen uit te wisselen en mee te kijken bij een andere ambassade. Karin Overbeek en Anne-Marie Smit van de ambassade in Lissabon gingen daarvoor naar de grote buurambassade in Madrid.
Karin Overbeek is senior consulair medewerker en 28 jaar werkzaam bij de ambassade in Lissabon. Als meest ervaren collega komen ingewikkelde zaken vaak bij haar terecht. Anne-Marie Smit werkt tien jaar bij de ambassade in Lissabon, waarvan twee jaar als operationeel manager. 'We hebben handige routines ontwikkeld in ons werk, maar soms ook blinde vlekken. Het is dan fijn om te kunnen sparren en nieuwe ideeën op te doen van andere ambassades', vertellen ze. 'Als lokale medewerker had ik nog nooit een andere ambassade van binnen gezien', zegt Anne-Marie. ’Door Covid konden de terugkomdagen en andere uitwisselingen niet doorgaan. We misten steeds meer de interactie met andere posten.’
Gezichten bij de namen
Bij haar aantreden stelde ambassadeur Margriet Leemhuis voor om te gaan "gluren bij de buren", zoals zij het noemde. Bij de consulaire en operationele medewerkers, maar ook voor de economische en politieke afdelingen. Anne-Marie en Karin wilden graag de collega’s in Madrid beter leren kennen en waren daarom blij met dit voorstel. Een goede voorbereiding is essentieel, geeft Anne-Marie aan. ‘Het is belangrijk om specifiek aan te geven waar je behoefte aan hebt, zodat je voor twee dagen een goed programma hebt. Wij hebben onze belangrijkste vragen aan onze collega’s van tevoren doorgegeven, zodat we er echt het maximale uit konden halen.’
Concrete voorbeelden
De ambassade in Madrid zit in een hoog gebouw met een grootstedelijke uitstraling, heel indrukwekkend en anders dan de post in Lissabon. Ook waren er veel vertrouwde dingen, zoals spullen in de eigen huisstijl. ’Die verbondenheid met BZ, dat je onderdeel uitmaakt van een groter geheel, dat is goed voelbaar‘, zegt Anne-Marie.
Ze werden rondgeleid door de ambassade, spraken met collega's van alle afdelingen en maakten kennis met vertegenwoordigers van het Openbaar Ministerie in Spanje. Karin was erg blij met de extra kennis over kindontvoeringen en voogdijzaken. ‘Ik vond het fijn om achtergrondinformatie te krijgen van de officier van justitie, die er maandelijks mee te maken krijgt. Met concrete voorbeelden kunnen wij in Portugal ook mensen beter geruststellen.’
Betere taakverdeling
Karin en Anne-Marie waren benieuwd hoe zij de werkzaamheden efficiënter konden organiseren, bijvoorbeeld rondom de onderlinge taakverdeling. ’Het was prettig om te merken dat de collega’s in Spanje dezelfde uitdagingen hebben, ook al is de post in Madrid groter’, vertelt Anne-Marie. ‘We vragen ons in Lissabon soms af of we het wel goed doen, maar we zagen veel overeenkomsten. Eigenlijk zit je op alle posten op je eigen eilandje, terwijl je veel van elkaar kan leren.’
Karin: ‘Omdat we een kleinere ambassade zijn in Lissabon willen we ons werk zo efficiënt mogelijk inrichten. Naar aanleiding van ons bezoek hebben we het consulaire werkdocument aangepast aan onze eigen situatie in Lissabon om nieuwe collega’s op te leiden. We hebben er bijvoorbeeld standaardmails in verwerkt, met directe links om bepaalde vragen zo handig mogelijk af te handelen. Dat scheelt ons veel tijd, want nieuwe collega’s kunnen zo eerder zelfstandig werken. Collega’s die alle kennis in huis hebben, worden bovendien minder vaak benaderd met vragen. We zien nu al dat het helpt, dus we gaan deze aanpak ook weer delen met Madrid.’
Wandelgangen
Bij terugkomst deelden Karin en Anne-Marie hun indrukken en ervaringen met de collega’s in Lissabon. Juist de informele manier van leren vond Karin erg prettig en leerzaam. ’Vooral in de wandelgangen vonden interessante gesprekken plaats. Ik vond het ook enorm inspirerend dat in Madrid alle collega’s Spaans met elkaar spraken.’
Anne-Marie: 'Ik kreeg er veel nieuwe energie van. Ook vond ik het interessant hoe Madrid de herinrichting voor hybride werken had aangepakt. Met die kennis heb ik ook aanpassingen gedaan in Lissabon.' Na afloop kwamen Anne Marie en Karin bovendien op het idee om ook in Lissabon op bezoek te gaan bij andere ambassades. ‘Oostenrijk zit in hetzelfde pand als wij, maar ook daar was ik nog nooit binnen geweest’, zegt Anne-Marie. Ook neemt het consulaire team vaker contact op met sociale hulpinstellingen in Portugal. Karin: ‘Ik ben er in de loop van de jaren al vaak geweest, maar we doen het nu met het hele team. Als er iemand bij ons uitvalt, dan delen we dezelfde contacten bij deze instellingen.’
Luisterend oor
Werkbezoeken bij de buren hebben meerwaarde voor kleinere maar ook grotere posten, vinden beiden. ‘Door het werkbezoek pakken we nu sneller de telefoon. Door onze ontmoeting hebben we een naam en gezicht bij onze collega’s en weten we dat zij tegen dezelfde dingen aanlopen.’
We raden al onze collega’s aan om een andere post te bezoeken. Het is bijvoorbeeld voor een managementondersteuner waardevol om eens in Parijs of Brussel te kijken hoe zij omgaan met de database. Het is niet alleen goed om in de praktijk mee te lopen, maar tegelijkertijd ook een verrijking van je blikveld. Door de uitwisseling houd je het gevoel levend dat je een team bent, want uiteindelijk werken we voor dezelfde organisatie. Juist dat saamhorigheidsgevoel is belangrijk om iedereen gemotiveerd te houden.’