Dilemmaspel als vast onderdeel bij het teamoverleg
Een ongedwongen gesprek over (on)gewenst gedrag met je naaste collega’s leidt tot nieuwe perspectieven, vertellen Stephan van den Hoek, clusterhoofd support bij Nederland Wereldwijd (NWW) en Lianne Belt, trainer bij de afdeling Consulaire Bedrijfsvoering van Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV). Elke drie weken bespreken zij in het clusteroverleg een kwestie uit het dilemmaspel.
Hoe vind je het dat je collega regelmatig zijn of haar handen op jouw schouders legt? Een activistische collega die regelmatig strijdpunten deelt met het team, is dat een goed idee? Wat stel je aan de orde in een whatsapp-groep van collega’s en wat niet?
Stephan van den Hoek haalde het dilemmaspel uit de kast om ethische vraagstukken en onderlinge omgang op een vrijblijvende manier met elkaar te bespreken. ‘We bevragen elkaar hiermee over wat de ander zou doen. Daarmee werken we aan een vrije en respectvolle werkomgeving en leren we van elkaar.’
Bespreekbaar maken
Het dilemmaspel helpt om kwesties rondom integriteit en een veilige werkomgeving inzichtelijk en bespreekbaar te maken. Aan de hand van vraagstukken, stellingen en (kennis)vragen wisselen collega’s op een ongedwongen manier met elkaar van gedachten over (on)gewenst gedrag. Dat kan gaan over aanrakingen, maar ook over uitspraken die als discriminerend kunnen worden ervaren.
‘Ook bespreken we wat je doet als je een collega iets ziet doen wat niet kan’, vertelt Lianne Belt. ‘Welke stappen zet je dan en bespreek je dat met de persoon zelf? Overleg je eerst met een collega wat de juiste stappen zouden kunnen zijn? Of bespreek je het met de leidinggevende van die persoon? En zijn er nog andere mogelijke stappen die je kan zetten? En hoe interpreteer je wat je hebt gezien?’
Lianne ervaart deze gesprekken als positief. ‘Het is makkelijk om je mening te geven, maar luisteren naar de ander is toch lastiger dan je denkt’, is haar ervaring. ‘We weten ook van elkaar dat we hier met goede intenties zitten.’
Gezellig
Stephan introduceerde het spel in het team zonder dat hij het allemaal van tevoren uitgedokterd had. Hij geeft dan ook graag als advies mee om gewoon te beginnen en het niet te groot en te moeilijk te maken. ‘Uiteindelijk gaat het erom dat je lastige thema’s bespreekbaar maakt. Het spel maakt het laagdrempeliger. Het wordt leuk als we er gemeenschappelijk iets moois van maken. Aan de hand van het spel begrijp je wat de ander belangrijk vindt. Dan zie je ook ineens dat de houding van iemand verandert.’
Het is wel handig om eerst een veilig onderwerp bij de kop te pakken, geeft Lianne aan. ‘Begin met een onderwerp dat niet zo gevoelig ligt. Daarna kun je toewerken naar een onderwerp waar je met elkaar aan toe bent.’
Blijvende aandacht
Voor Stephan is het spel een uitstekende manier om op vaste basis stil te staan bij dilemma’s en omgangsvormen. Vrijblijvend, maar tegelijkertijd met een vaste regelmaat. ‘Er speelt altijd wel wat. Daarom wil ik hier mee doorgaan om elkaar scherp te houden. Je moet samenwerking, waarden en normen niet alleen bespreken als er een discussie speelt over grensoverschrijdend gedrag of als het racismerapport verschijnt. Dan heb je alleen een vinkje gezet, het levert niks op.’
De groep leert van elkaar en bouwt samen aan de onderlinge sfeer. Stephan: ‘Het gaat niet om het antwoord als we een dilemma bespreken, want er is geen goed of fout. Het zorgt er vooral voor dat je aandacht geeft aan de ander en alles bespreekbaar maakt. Zo bouw je met elkaar aan een sfeer waarin mensen zichzelf durven te zijn. Je kunt zeggen: leuk verhaal, maar voor mij geldt wat anders. Dan weet je dat van elkaar.’
Ook luchtigheid is belangrijk. ‘Als er geen ruimte meer is voor humor, dan houdt het op’, vindt Stephan. ‘Het ene moment zijn we specialisten en op andere momenten maken we een grapje. Dat draagt allemaal bij aan onderling vertrouwen. Als we het niet eens zijn met elkaar, dan is dat ook goed, maar heb wel het fatsoen om respectvol met elkaar om te gaan.’
Fouten maken mag
‘Je denkt dat je zelf alles wel weet’, zegt Lianne. ‘Toch vraag je onbewust minder goed door dan dat je had kunnen doen. Soms stellen collega’s bovendien hele rake vragen. Dingen waar ik zelf nog niet aan had gedacht. Dat zijn dan echt leermomenten.’
Stephan kijkt tijdens het spel naar het proces en wat het aan het einde oplevert. ‘Bij een sessie die we hebben georganiseerd had ik het een en ander op voorhand moeten aankondigen en controleren bij de groep, dan was het beter gegaan. Daar heb ik van geleerd en neem ik ook mee naar de volgende sessies. We maken allemaal fouten, dat hoort erbij.’
Geen individuele voorbeelden
Soms komen collega’s tijdens het dilemmaspel spontaan met voorbeelden of leggen hele concrete kwesties op tafel. Daar eindigt voor Stephan het groepsgesprek. ‘Als de collega waarover het gaat er niet is, dan bespreken we het niet. We willen een veilige werkomgeving creëren. Ook als er individuele kwesties spelen die belangrijk zijn maar waarvoor deze setting minder geschikt is, stop ik het gesprek. Collega’s kunnen altijd direct met dit soort zaken naar mij toe komen en hoop ook dat iedereen zich vrij blijft voelen om dat te doen.’