Onboarding

Voor het organiseren van een goede en centrale onboarding bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is in het najaar van 2022 een BZ-brede stuurgroep opgericht. Mirella van de Noort, hoofd van de Academie voor Internationale Betrekkingen, was hier destijds bij betrokken. ‘Toen ik vijf jaar geleden bij BZ begon, merkte ik op dat er geen centraal georganiseerde introductie was om de organisatie te leren kennen. Om nieuwe medewerkers te laten weten wat er allemaal gebeurt bij BZ en wat hun rol daarin is, is een welkomstdag belangrijk. Ook willen we hen informeren over belangrijke thema's zoals diversiteit en inclusie, integriteit en vitaliteit. Met de centrale onboarding willen we ervoor zorgen dat nieuwe collega's zich meteen thuis voelen bij BZ en goed geïnformeerd aan de slag kunnen gaan.’

Maandelijkse welkomstdag

HDPO onderzocht in het najaar van 2022 hoe andere departementen en organisaties hun onboarding inrichten. ‘We hebben de resultaten van ons onderzoek gepresenteerd en daarna de opdracht van de Bestuursraad gekregen om een centrale onboarding op te zetten. Ook kijken we naar decentrale onboarding bij directies en op posten, want er bleek veel verschil te bestaan tussen hoe verschillende BZ-onderdelen dit aanpakken.’ Eén van de uitkomsten voor de centrale aanpak was de informatievoorziening voor nieuwe collega’s stroomlijnen en een maandelijkse welkomstdag. Een dag waarop nieuwe medewerkers van alle afdelingen samenkomen en die in het teken staat van informatie delen en verbinding met elkaar en de organisatie. 

Zo’n 50 nieuwe collega’s maken op deze dag onder meer kennis met secretaris-generaal Paul Huijts of plaatsvervangend secretaris-generaal Carola van Rijnsoever. Zij vertellen over het belang dat ze hechten aan een diverse en inclusieve werkcultuur en veilige werkomgeving en schetsen de politieke en internationale context van BZ. Ook gaan zij in op actuele zaken bij BZ zoals het recente racismerapport. De secretaris-generaal, plaatsvervangend secretaris-generaal of directeur HDPO, zijn aanwezig voor de eed- of belofteaflegging. 

Ook vertellen verschillende collega’s over hun werk. Mirella: ‘Iedereen kan lezen wat we doen, maar als een directeur-generaal Internationale Samenwerking, een collega van de consulaire directie of ambassadeur vrouwenrechten vertelt over de cases die ze behandelen en de onderhandelingen die ze voeren, dan komt het werk van BZ echt tot leven. Ook is er voldoende ruimte voor vragen.’

Interactie en netwerken

Na het maken van een groepsfoto is het tijd voor persoonlijke interactie. In kleine groepjes vertellen collega’s van verschillende afdelingen hoe zij omgaan met thema’s als vitaliteit en gezondheid, communicatie, leren en ontwikkelen, diversiteit en inclusie, integriteit en een veilige werkomgeving. 

De dag wordt afgesloten met een netwerkborrel. De stuurgroep vindt het belangrijk dat collega’s de kans krijgen om te netwerken met collega’s van andere afdelingen. ‘BZ is een grote organisatie. Voor bijna ieder vraagstuk heb je verschillende afdelingen nodig. Het is fijn als je weet welke collega je waarbij kan helpen en hoe je die bereikt.’

Op basis van de feedback van deelnemers en sprekers wordt continu gewerkt aan verbetering van het totale traject van onboarding. ‘Zo zat het programma van de welkomstdag aanvankelijk te vol en waren we voornamelijk aan het zenden. Het is nu veel interactiever.’

Werkgever beter leren kennen

‘De reacties op het onboardingstraject en de welkomstdag zijn heel positief’, vertelt Mirella. Sandra Forster beaamt dat. Zij maakte de welkomstdag begin maart mee. Sandra werkte al bijna een jaar voor BZ via een uitzendbureau, maar sinds 1 maart in vaste dienst als budgetadministrateur bij de Financiële Service Organisatie (FSO). Ze ondersteunt verschillende regiodirecties die geen eigen controller hebben bij financieel-administratieve taken, denk aan het opstellen van contracten en het opmaken van betalingen. 

Sandra noemt een centrale dag voor onboarding een meerwaarde. ‘Ik vond het erg leuk om te netwerken met mensen van allerlei leeftijden, achtergronden en met uiteenlopende functies.’ Sandra onderschrijft wat Mirella aangeeft: om je thuis te voelen, moet je de hele organisatie beter leren kennen. ‘Mijn werk gaat maar over een klein deel van de hele organisatie. Ik vind het prettig om te weten wat mijn werkgever nog meer doet en ook hoe zij over bepaalde thema’s denken.’

De informatie die in de ochtend werd gedeeld, vond Sandra ook interessant. ‘Zo vertelden de sprekers waar je als vertegenwoordiger van de overheid extra goed op moet letten. Denk aan veilig werken op je laptop buiten de deur. Als je die per ongeluk ergens laat slingeren, dan kan dat grote gevolgen hebben voor een overheidsorganisatie. Ook het interactieve deel van de dag was inspirerend. ‘Ik vond het echt fijn om mijn werkgever op deze dag beter te leren kennen.’

Onboarding verder uitrollen

‘De stuurgroep wil ook nieuwe collega’s op de posten een vergelijkbaar welkom geven’, aldus Mirella. ‘We zijn hierover in gesprek met vertegenwoordigers van posten wereldwijd. In 2024 starten we met een online welkomstdag. Verder willen we dat de verschillende netwerken zich kunnen presenteren, zoals Out There, Bind, VerYBZ, FEE en het nieuwe netwerk Onbegrensd van collega’s met een beperking en neurodiversiteit. Overigens is een nieuwe coördinator onboarding gestart, om dit proces ook in de toekomst in goede banen te leiden.’

De stuurgroep helpt ook bij de decentrale onboarding, door bijvoorbeeld best practices te delen met afdelingen. De onboarding binnen het team van Sandra verliep soepel. ‘Ik kreeg van mijn collega’s een programma voor de eerste twee weken. Daarin leerde ik FSO, mijn team, de systemen en mijn werk kennen. Vervolgens kreeg ik een buddy, die me verder hielp. Mede dankzij mijn behulpzame collega’s voel ik me echt thuis bij BZ.’