Nieuw leerportaal
Na twee jaar voorbereiding ging in 2023 de implementatie van een nieuw leerportaal voor de Academie voor Internationale Betrekkingen van start. In het nieuwe leerportaal kunnen onze collega’s bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) en andere rijksmedewerkers in een internationale functie niet alleen gemakkelijker leeractiviteiten zoeken en boeken. Het leerportaal brengt ons ook een stap dichterbij onze doelen en ambities voor leren en ontwikkelen bij BZ.
‘Om BZ-collega’s en rijksmedewerkers in een internationale functie in iedere fase van hun carrière te ondersteunen bij het ontwikkelen van de vereiste kennis en vaardigheden om hun werk optimaal te kunnen doen, wilden we met ons leerportaal niet alleen laagdrempeliger leeractiviteiten aanbieden, maar ook beter kunnen sturen op leren en ontwikkelen’, vertelt Mark Jacobs, senior leeradviseur & ICT bij de academie.
Datagedreven werken
‘Bij BZ willen we meer datagedreven werken’, vult Frederik Birnie, senior leeradviseur & ICT, aan. ‘Met behulp van data kan de academie betere aanbevelingen aan collega’s doen, zodat zij echt de regie op hun eigen ontwikkeling kunnen pakken. Ook geeft data de academie inzicht in het leergedrag van collega’s; welke leeractiviteiten veel of weinig gebruikt worden en wat de wensen zijn. Op die manier kan de academie scherper focus aanbrengen in het leeraanbod en bij het ontwikkelen van nieuwe leeractiviteiten. Door data en rapportages te delen met collega’s, kunnen we samen met de informatieadviseurs bij HDPO meer teamdoorsnijdend werken en ondersteunen we leidinggevenden in de begeleiding van hun medewerkers.’
Frederik: ‘Om het voor onze collega’s makkelijker te maken om te blijven leren en te ontwikkelen, wilden we ons leeraanbod laagdrempeliger kunnen aanbieden. We zochten naar een oplossing in ons leerportaal dat leidinggevenden en medewerkers makkelijk helpt navigeren door het complete leeraanbod van de academie, specifieke leeractiviteiten laat zien per functie en om aanbevelingen voor leeractiviteiten te kunnen doen.’
Academie collega’s Sandra Kroes, Frederik Birnie, Rik Reuvekamp en Wendel de Boer, versterkt door projectmanager Ronald de Kruijf vanuit de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) en Richard van Vliet, informatieadviseur van de hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO), vormden het projectteam en gingen met deze wensen aan de slag.
Mark: ‘Samen hebben we gekeken hoe we zoveel mogelijk gebruik konden maken van de bestaande ICT-infrastructuur bij BZ, waar de ruimte lag om eigen software in te kopen en wat de academie nog extra nodig had. Zo is bij BZ noodzakelijk dat ook andere directies in het leermanagementsysteem zelfstandig hun eigen leeractiviteiten kunnen beheren. Daarnaast is er een wens voor een online klaslokaal, zodat we binnenkort binnen onze eigen veilige leeromgeving wereldwijd online trainingen te kunnen verzorgen.’
Aan de slag
Na het aanbestedingsproces maakte het projectteam kennis met implementatiepartners IJK en WorldofWork. Begin maart 2023 gingen zij aan de slag met het ontwerpen van het nieuwe leerportaal Cornerstone. In de maanden die daarop volgden werd er met veel energie gewerkt aan de inrichting van het nieuwe leerportaal en het opleiden van collega’s van de academie. Dat ging met vallen en opstaan. Het nieuwe systeem moest niet alleen aan de veiligheidseisen van BZ voldoen, maar ook aan alle technische en functionele wensen zoals de meertaligheid, het gericht kunnen sturen van e-mails naar specifieke doelgroepen en het mogelijk te maken dat BZ-collega’s direct op hun tablets kunnen inloggen (Single Sign On).
Mark: ‘We hebben alle teamleden van de academie continu meegenomen in het hele migratieproces. Door collega’s te laten zien en weten waar je mee bezig bent, neem je hen mee in de verandering. Zo creëer je ruimte en begrip. Iedere vrijdag heb ik samen met collega’s Anjalie Ramkisor, Rianne Zulfiqar-Wezendonk en Irene Kessels de teksten en leeractiviteiten overgezet naar het nieuwe leerportaal. Dat bevordert de teamspirit. En die heb je nodig, omdat het nooit loopt zoals je hoopt.’
‘Op 15 januari 2024 is het leerportaal live gegaan. Uit de data konden we aflezen er al veel collega’s een kijkje hebben genomen in het leerportaal en zich hebben ingeschreven voor een leeractiviteit. Collega’s hebben ons al laten weten dat zij blij zijn met de Single Sign On’, vertelt Frederik.
Bert de Wilde, voorzitter van de Ondernemingsraad bij BZ, beaamt dit: ‘Leren en ontwikkelen is erg belangrijk. Als je kijkt naar het MTO, staat leren en ontwikkelen vaak onder tijdsdruk. Ik vind het nieuwe leerportaal gebruiksvriendelijker, voornamelijk door de Single Sign On. Dit maakt het gemakkelijker om snel naar het leerportaal te gaan en rond te kijken. De opzet van het nieuwe leerportaal is ook overzichtelijker, met name door de persoonlijke startpagina. Daar zie je in één oogopslag welke leerlijn je voor jouw functie kunt volgen en welke leeractiviteiten bij BZ noodzakelijk zijn voor jou. Het systeem werkt handzaam en intuïtief: je komt er vrij snel achter hoe de knoppen werken. Het nieuwe leerportaal heeft drempels weggenomen voor onze collega’s om het gesprek over leren en ontwikkelen aan te gaan met hun leidinggevende en om meer regie te pakken op hun eigen persoonlijke ontwikkeling.’
Verder ontwikkelen
‘Het echte werk begint nu’, vervolgt Mark. ‘In 2024 gaan we verder met de ontwikkeling van het nieuwe leerportaal. We gaan ervoor zorgen dat directies ook toegang krijgen tot het systeem, zodat zij hun eigen leeractiviteiten kunnen invoeren en beheren. Daarnaast willen we leidinggevenden nog meer handvatten geven in het begeleiden van hun medewerkers bij leren en ontwikkelen. Uiteindelijk gaan we het leerportaal ook gebruiken bij de bedrijfsvoering van de academie door herinneringsmails, evaluaties en follow-up automatisch vanuit het systeem te versturen. Het leerportaal wordt dan hét platform voor leren en ontwikkelen, waar alles samenkomt.